MindMap กับการบริหารจัดการประชุม

          การประชุมเป็นกิจกรรมหรือกระบวนการหนึ่งที่เป็นหัวใจสำคัญของการดำรงอยู่ขององค์กรทั้งภาครัฐ และเอกชน รวมทั้งภาคประชาชน
บางองค์กรถึงขั้นดำรงองค์กรอยู่เพื่อการประชุมก็มี วันๆ หน้าที่หลักคือ การประชุม แต่สิ่งที่ไม่ได้รับความสนใจนักก็คือ ไม่ค่อยมีองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนากระบวนการ หรือวิธีการประชุมเท่าใดนัก ทั้งๆ ที่ไม่มีใครบังคับว่าจะต้องเป็นแบบนั้นแบบนี้ สาเหตุที่เป็นเช่นนั้น เพราะทุกคน เคยชินกับการประชุมในแบบเดิมๆ ทน ทน ทน แล้วก็ทน จากนั้นก็ บ่น แล้วก็บ่น เป็นวงจร บ่น - ทน บ่น ซ้ำไปซ้ำมา ผู้เขียนเป็นคนหนึ่งที่เคยผ่าน
หน้าที่อันหลากหลายจากห้องประชุม ทั้งเคยเป็นประธาน การประชุม เป็นเลขาการประชุม เป็นผู้บันทึก (note taker) การประชุม เป็นผู้ร่วมการประชุม เป็นช่างภาพให้กับห้องประชุมทั้งภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เป็นผู้ควบคุมเวลา (time keeper) เป็นคนปิ้งแผ่นใสให้ผู้บริหารในการนำเสนอ (Overhead) เป็นคนจัดฉากเวที (Backdrop) เป็นเจ้าของโครงการจัดประชุม และอีกหลายๆ หน้าที่  ถึงวันหนึ่งไปร้านหนังสือไปเจอหนังสือที่หน้าปกเขียนว่า
อยากจะบ้าตาย ทำไม? ต้องประชุม มีขายตามร้านหนังสือทั่วไป หนังสือเล่มนี้ได้เร้าให้ผู้เขียน อยากจะเขียนบทความสักฉบับที่ว่าด้วยการประชุม
ที่เป็นการนำเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพ คือ Mind Map มาใช้ในการจัดการประชุม บทความที่ท่านกำลังอ่านอยู่นี้จึงเป็นผลพวงจากหน้าปกหนังสือเล่มดังกล่าว
         เรามาดูกันว่า Mind Map จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ และไม่น่าเบื่อหน่ายได้อย่างไร รวมทั้งมันจะเปลี่ยนแปลงองค์กรต่างๆ ให้แตกต่างจากเดิมไปได้อย่างไร ในเมื่อ Mind Map มันเป็นเพียง การเขียนเส้น เขียนคำ วาดภาพ มันน่าจะเป็นเรื่องของเด็กๆ ในโรงเรียนใช้งานกัน มันไม่น่าจะมาเกี่ยวอะไรหรือไม่น่าจะนำมาใช้ได้มากนักกับองค์กรขนาดใหญ่  หากใครยังมีความคิดประมาณนี้ บทความฉบับนี้เหมาะกับท่านแล้ว ต่อไปนี้ผู้เขียน
จะนำเสนอการประยุกต์ใช้ Mind Map เพื่อการบริหารจัดการประชุม (Meeting Management)
        เข้าใจการประชุมกันก่อน จะเข้าใจการประยุกต์ใช้ Mind Map การประชุมมันคืออะไร การประชุม หมายถึง "บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปมาร่วมปรึกษา หารือ ชี้แจง อธิบาย เสนอแนะ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกันเพื่อดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่กำหนดไว้" จากนิยาม ความหมายของการประชุมดังกล่าว เรามาวิเคราะห์กันคำต่อคำเลยว่า Mind Map เครื่องมือสุดยอด ของเราช่วยได้อย่างไร

  การประชุมเป็นการทำงานของคน 2 คนขึ้นไป มาร่วมกันหารือกัน Mind Map จะช่วยให้สองคนขึ้นไปมองภาพรวมของสิ่งที่คุยกัน โดยเขา
ทั้งหลายที่มาประชุมจะกำหนด หัวข้อหลักของการประชุมร่วมกัน ซึ่งก็หมายถึงการกำหนด Subject of Mind Map หรือ Main Topic ในภาษาของโปรแกรมคอมพิวเตอร์เขียนแผนที่ความคิด ขั้นตอนการกำหนด Subject of Mind Map นี้ก็จะต้องสอดคล้องกับงานหรือสิ่งที่ต้องการ บรรลุ แสดงว่า
จะต้องสัมพันธ์ (relationship) บางการประชุมเป็นเรื่องต่อเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว มันก็คือการนำ Mind Map แผ่นเดิมขึ้นมา Review นั่นเอง คำถามมีอยู่ว่าทำไมต้อง Mind Map คำตอบก็คือ วันนี้มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สุดยอดทำงานร่วมกันได้หลากหลายโปรแกรม เช่น โปรแกรม Mind Manager ใช้งานร่วมกัน MS Office หรือ โปรแกรมทำการบริหารโครงการ อย่าง MS Project หรือ JCVGantt เป็นต้น การนำ Mind Map มาทบทวน
จนได้ข้อสรุปก่อนจะนำไปใช้ร่วมกันโปรแกรมอื่นๆ จึงเป็นคำตอบที่เหมาะสม 
         คนมาปรึกษา หารือ อธิบาย ชี้แจง แลกเปลี่ยนความคิดเห็น มันก็คือ การนำสิ่งที่อยู่ในสมองของคนมาตีแผ่ให้กันและกันรับรู้และรับฟังนั่นเอง เมื่อพิจารณาในมิติของ Mind Map มันก็คือ การนำเอา Mental Model หรือภาพในใจของคนออกมาขายหรือออกมาเสนอต่อที่ประชุม นี่คือจุดสำคัญ ภาพในใจของทุกคน ไม่ได้เรียงเป็นบรรทัดจากซ้ายไปขวา หรือจากบนลงล่าง แต่มันเชื่อมโยงกันไร้ทิศทาง ไร้ระเบียบ (Chaos) แต่มีระบบ มันคืออะไร มันคือแผ่นที่ความคิด หรือ Mind Map นั่นเอง ดังนั้น ก่อนการมาประชุมทุกคนจะมี Mind Map อยู่ในสมองหรืออยู่ในหัวอยู่แล้ว คำถามของผู้เขียนก็คือ หากเรานำมันออกมาเขียนเป็น ภาพได้ ก่อนการมาประชุมมันจะดีไหม หรือให้เข้าใจก็คือ การสร้างภาพความคิดเชิงประจักษ์ (Visualize Thinking) ยิ่งทุกวันนี้มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการเขียน แผนที่ความคิด การสร้างภาพความคิด จึงไม่ใช่เรื่องยากสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นประธานการประชุม เป็นเลขาการประชุม เป็นสมาชิกของที่ประชุม หรือนั่งตรงไหนก็ตาม เห็นไหม เฉพาะนิยามการประชุม Mind Map ก็กินขาดแล้ว
         การประชุมที่ดีจะต้องมีการสรุปให้ลงตัว Mind Map จะช่วยที่ประชุมให้สะดวกและง่ายในการสรุปการประชุม เพราะ Mind Map จะแสดงประเด็นหลัก (Main idea) ในรูปของ Node ความคิดที่ชัดเจน แสดงแขนงรายละเอียดข้อเสนอแนะหรือรายละเอียดสนับสนัน ที่ประชุมจึงไม่ยุ่งยากในการพิจารณา เพราะ Mind Map จะช่วยให้เห็นทั้งภาพใหญ่ และภาพย่อยไปพร้อมๆ กัน
         ทีนี้เรามาดูกันว่า Mind Map จะเข้าไปช่วยในการแก้ไขปัญหาของการประชุมได้อย่างไรบ้าง ? ปัญหาที่เกิดหรือที่พบในการประชุมแบ่งเป็น 3 ช่วง คือ ก่อนการประชุม ระหว่างการประชุม และหลังการประชุม เพื่อให้เห็นภาพยังไงก็เขียนเรื่อง Mind Map แล้ว ก็น่าจะสรุปประเด็นปัญหาการประชุมเป็น Mind Map ประกอบ สนองตอบความต้องการของผู้อ่านเลย ครับ สรุปประเด็นสำคัญที่เป็นปัญหาหลักๆ สามส่วนดังภาพต่อไปนี้

    จากแผนที่ที่นำเสนอประกอบ ผู้เขียนใช้โปรแกรม MindManager Pro 6 ในการเขียนผังปัญหาการประชุม เราก็เริ่มจะมองออกแล้วว่า Mind Map จะเข้าไปแก้ไขประเด็นปัญหาใดได้บ้าง เพราะแต่ละปัญหานั้น หลักๆ มันอยู่ที่สองเรื่องก็คือ อยู่ที่ระบบความคิดของคน และเครื่องมือรองรับความคิดของคนนั้นเอง 

ก่อนการประชุม
          >> ขาดการวางแผน (lack of meeting plan) หรืออาจจะเรียกว่า fail to plan แก้ปัญหาได้ไม่ยาก Mind Map ที่เป็นโปรแกรมทุกวันนี้มันจะมี Template สำหรับการประชุม หรือการวางแผน การจัดการประชุมไว้ ให้ใช้งานง่าย ๆสะดวก สบาย ไม่ว่าจะเป็น การกำหนดว่าใครจะเข้าร่วมการประชุม ประเด็นอะไร ประชุมที่ไหน ประชุมเมื่อใด สิ่งที่ต้องนำเข้าที่ประชุมมีอะไรบ้าง รายละเอียดต่าง ๆเหล่านี้ในโปรแกรม Mind Map มีหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นของค่าย MindManager หรือ ค่า MindMapper ก็มีเหมือนกัน ใช้ Mind Map วางแผนการประชุม ปัญหาแรกก็ตัดไปได้ เพื่อให้เห็นภาพ เรามาดูตัวอย่าง Mind Map วางแผนการประชุมดังภาพ

         จากภาพผู้เขียนนำมาจากโปรแกรม MindManager ของ Mindjet  เจ้าของโปรแรม MindManager Pro 6 ต้องขอโทษด้วยที่เป็นภาษาอังกฤษ คงไม่มีปัญหาในการนำไปใช้งานนะครับ จะเห็นว่า มีการวางแผนในทุกรายละเอียดแบบมองเห็นภาพรวม มีการแตกประเด็นย่อยลงไปในรายละเอียดด้วย ทำให้การประชุมที่จะตามมามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้น้อยมาก ซึ่งเราสามารถ Save แฟ้มข้อมูลดังกล่าวนี้ ไว้ใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ง่ายสำหรับการประชุมในครั้งต่อๆ ไป จากภาพประกอบหากส่วนใดของแผนที่ความคิดมีรายละเอียดมาก เราก็สามารถแตกออกไปเป็นแผนที่ความคิดแผ่นใหม่ เพื่อลงรายละเอียด เฉพาะได้

             >> ผู้เข้าร่วมประชุมไม่เตรียมข้อมูล : ประเด็นนี้เราจะใช้ Mind Map แก้ไขปัญหาโดย การฝึกอบรมให้สมาชิกทุกคนขององค์กร ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมมีทักษะในการสรุปภาพความคิด ออกมา (Visualize thinking) โดยการเขียน One Page Mind Map หรือ แผนที่ความคิดหนึ่งแผ่น หรืออาจจะเรียกให้หรูๆ ว่า หนึ่งคนหนึ่งแผนที่ความคิด (One Man One Map - OMOM) ให้ทุกคนสรุปภาพในใจ ออกมาคนละหนึ่งแผ่น ก่อนเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง (Mental Model) ซึ่งหากได้อย่างนี้ ทุกคนจะมีเรื่องมาแลกเปลี่ยน อาจจะเป็นประเด็นที่เหมือนคนอื่น หรือแตกต่างจากคนอื่น เป็นการ
นำ Mental Model มาแลกเปลี่ยนในที่ประชุม ยิ่งหากเป็นการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ถ้าทุกคนเตรียม Mind Map ที่เป็น file ของโปรแกรมมา ก็ยิ่งเป็นการง่ายในการนำมาเสนอต่อที่ประชุม ไอ้ที่ต้องเสียเวลาเป็นหลายชั่วโมง ในการประชุม อาจจะเหลือเพียง 1 หรือ 2 ชั่วโมงเท่านั้น นี่หละสิ่งที่
จะได้ประโยชน์อย่างยิ่งจากเพียงแค่การนำ Mind Map เพียงแผ่นเดียวเข้าที่ประชุม จากนั้น คุณภาพชีวิตที่ตามมาจะดีแน่นอน

ระหว่างการประชุม
             >> การออกนอกประเด็น (Out of Motion) : กรณีการออกนอกประเด็น จะแก้ปัญหาด้วย Mind Map ได้ชัดเจนมากๆ เนื่องจากประธานในที่ประชุมจะนำเสนอภาพ Mind Map ตั้งแต่ต้นชั่วโมงของการประชุม โดยเสนอก่อนแผนที่ความคิดว่าด้วยประเด็นที่จะทำการประชุม เป็นการ Overview หรือหากเทียบกับการคิดแบบหมวก 6 ใบของ Edward de Bono ก็เป็นการสวมหมวกสีฟ้า เพื่อ Overview มองภาพรวม ประธาน จะถามว่าจากกรอบการประชุมทั้งหมดทีใครเพิ่มเติมประเด็นอะไรอีกบ้างหรือไม่ ประธานการประชุม จะถามคำถามนี้ตลอดเวลา เพื่อใช้ Mind Map เป็นกรอบในการควบคุมการประชุม (Monitor and Control) การทำอย่างนี้ สมาชิกทุกคนจะปรับตัวจะไม่กล้าหาเรื่องใหม่ๆ เพื่อออกนอกประเด็น เพราะส่วนหนึ่งจะรู้ทันทีว่าตัวเองกำลังสร้างปัญหาให้ที่ประชุม การมี Mind Map สักแผ่นแจกกับสมาชิก แล้วช่วยกัน ทำให้ครบ ทุกประเด็นแต่แรกจะเป็นการป้องกันการออกนอกประเด็นได้เป็นอย่างดี แถมประธานทำ Mind Map เป็นชื่อคนเข้าประชุม ประธานก็จะยิ่งประเมินออกว่าใครจะแสดงบทบาทอย่างไรบ้างในห้องประชุม เชื่อผม ว่า ประเภทชอบเสนอ ประเภทชอบนอกประเด็น มาเจอการใช้ Mind Map ส่วนใหญ่จะหมอบหมด

           >> บางคนผูกขาดการประชุม (Dominate) : หากมีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้นในการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วมการประชุมจะเกิดอาการเบื่อการประชุม เพราะมีคนชอบผูกขาดการคุย การนำเสนอ หรือการอภิปราย คนอื่นไม่ได้มีส่วนร่วมในการเสนออะไรเลยในที่ประชุม หากเป็นอย่างนี้ การให้ทุกคนนำ Mental Model Mind Map มาจะเป็นการบอกว่า คุณจะมีอะไรบ้างมานำเสนอ เมื่อถึงเวลาที่จะนำเสนอ หากเป็นคนที่ พูดมาก ก็ปล่อยให้เขาพูดไป ประธานจะถามว่า มีอะไรแตกต่างจากในแผนที่ความคิดอีกหรือไม่ หรือจะลงในรายละเอียดส่วนใด จากนั้นจะปรึกษาที่ประชุมว่า เห็นด้วยกับที่คน Domiate ที่ประชุมเสนอหรือไม่ หากทุกคนเห็นอย่างนั้นก็ปล่อยให้เขาพูดต่อ การใช้ Mind Map กำกับคนที่ชอบ Dominate แบบนี้มันเป็นการต้อนเข้าให้ลงลึกในรายละเอียด ของแต่ละแขนงความคิด เขาจะลงไปลึกเข้าไปจนหมดเรื่องนำเสนอ หมดเรื่องพูด เขาจะหยุดไปเอง ยิ่งหากมีการบันทึกการประชุมเป็น Mind Map ฉายขึ้นบนจอภาพ (Projector) หากเขาคนนั้นเป็นพวกเสนอไปเรื่อย ๆพูดไปเรื่อย ๆ ภาพ MInd Map มันจะสะท้อนออกมาเอง เขาก็จะยิ่งต้องกลับไปจัดหมวดหมู่ความคิดตัวเอง กลับไปทบทวนวิธีการ Dominate ของตัวเอง นี่คือ พลังของ Mind Map ที่แสดงภาพความคิดของคนออกมา (Visualize Thinking)

          >> ไม่มีผู้แสดงความคิดเห็น (No Comment) : หากการประชุมของวันนั้นเป็นการประชุมที่เงียบเฉยไม่มีใครนำเสนออะไร มันก็คงจะเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย ไม่ดีนักสำหรับการจัดการประชุม หรือการเป็นประธาน การประชุม เราจะแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ด้วยการใช้ แนวคิด หมวก 6 ใบในการนำการประชุม หรือการควบคุมการประชุม แนวคิดหมวก 6 ใบ 

         จากภาพประกอบเรื่องหมวก 6 ใบ ประธานจะเป็นคนกระตุ้นให้สมาชิกเปลี่ยนหมวกใบใหม่ เช่น กรณีที่ประชุมมีอาการเงียบไม่นำเสนออะไร ประธานที่ประชุมก็จะบอกให้สมาชิก สวมหมวกสีเหลืองเพื่อ พยายาม แสวงหาข้อมูลหรือคุณค่าใหม่ๆ หรืออาจจะเป็นการสวมหมวกสีเขียวเพื่อการ
ต่อยอดความคิดจากสิ่งที่มีอยู่แล้วเดิม เป็นการไม่ต้องคิดกันใหม่เป็นเพียงการต่อยอดของเดิม เรื่องหมวก 6 ใบมีหนังสือที่เขียนออกมา เรื่องนี้โดยเฉพาะซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาการประชุม ผู้เขียนฝากให้ได้อ่านกันเพิ่มเติมนะครับ

ที่มา : http://www.prachasan.com/mmtopic/meetingmm.html
เครดิต : https://sites.google.com/a/kkumail.com/mind-tem/mindmap-kab-kar-brihar-cadkar-prachum